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公司印章是對(duì)外代表的象征，是公司身份認(rèn)證之玉璽。如今，常出現(xiàn)公司老板為圖方便，讓員工隨意使用公司印章；印章使用權(quán)集中在一人手中，往往出現(xiàn)私蓋、偷蓋印章等等，許多公司都或多或少存在著管理漏洞。殊不知，公司對(duì)各類印章管理的不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，一旦管理失控，將極大可能給公司帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。
因印章管理不善引發(fā)巨額損失的案件
近期，上海徐匯警方破獲的一起職務(wù)侵占案。一位已離職5年的公司前出納許某因不滿公司待遇，利用偷走的老東家公章、法人章和財(cái)務(wù)專用章，成功兌現(xiàn)出一張高達(dá)170萬(wàn)元的公司支票。
據(jù)了解，許某認(rèn)為，公司創(chuàng)立至今，自己作為元老也曾為公司做了不少貢獻(xiàn)，理應(yīng)得到分紅獎(jiǎng)勵(lì)，但得到的只有拒絕，許某心存不滿。2018年，公司業(yè)務(wù)調(diào)整和人事變動(dòng)，許某選擇了離開，卻把公司的公章、法人章和財(cái)務(wù)專用章和支票簿也偷偷帶走了。2024年年初，許某再次索要公司分紅被拒后，便利用偷走的公章，拿著公司支票，通過虛假勾對(duì)驗(yàn)收單據(jù)、偽造審批人簽字等手段，順利從銀行取出了170余萬(wàn)元，給自己發(fā)了巨額“年終獎(jiǎng)”。而公司在核對(duì)賬務(wù)時(shí)才發(fā)現(xiàn)，有170余萬(wàn)元資金被人挪用、不知去向。
具有公司權(quán)利玉璽象征的印章，竟然掌握在離職人員手中，既未辦理交接，也未意識(shí)到印章被盜及資金的挪用。企業(yè)管理極其松懈，以及當(dāng)當(dāng)網(wǎng)搶奪公章、老干媽公章被偽造事件曾一度引得輿論嘩然，這樣的漏洞提醒所有企業(yè)都應(yīng)當(dāng)深刻反思。
對(duì)此，心者律所對(duì)公司印章管理過程中容易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行分析及梳理，以幫助中小企業(yè)規(guī)范印章合規(guī)管理。
常見印章分類
1、公章
公章適用范圍廣泛，涵蓋合同章，用途最多。在不違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的情況下，凡以公司名義發(fā)出的函(件)、合同、協(xié)議、介紹信、授權(quán)委托書、各類證明等均可使用本公司公章。
2、合同專用章
合同專用章只能在單位對(duì)外簽訂合同時(shí)使用，公章可以替代合同專用章使用。在合同上加蓋合同專用章，對(duì)公司產(chǎn)生效力，在合同之外的文件上加蓋無(wú)效。
3、財(cái)務(wù)專用章
財(cái)務(wù)專用章與財(cái)務(wù)相關(guān)，辦理單位會(huì)計(jì)核算、銀行結(jié)算業(yè)務(wù)等財(cái)務(wù)活動(dòng)時(shí)使用。
4、部門/項(xiàng)目章
主要針對(duì)項(xiàng)目/部門事務(wù)，持章人在授權(quán)權(quán)限范圍內(nèi)使用，存在流動(dòng)性和獨(dú)立性的特征。如項(xiàng)目/部門的會(huì)議紀(jì)要、結(jié)算書、簽證、往來(lái)函、對(duì)賬函件等。
公司印章管理常見誤區(qū)
?沒有印章刻制審批流程
企業(yè)誤區(qū)：只要業(yè)務(wù)有需要，任何情況下都可以隨便刻制印章，對(duì)印章的管理規(guī)范未給予足夠的重視。
?沒有印章審批規(guī)則
企業(yè)誤區(qū)：用印時(shí)對(duì)材料、用印用途、申請(qǐng)用印人員不嚴(yán)格審查，甚至在空白紙張上使用本公司印章。
?沒有印章使用臺(tái)賬
企業(yè)誤區(qū)：因違規(guī)用印產(chǎn)生法律糾紛，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損害、社會(huì)信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)等，無(wú)法追溯最終責(zé)任人。
?沒有印章保管制度
企業(yè)誤區(qū)：印章未設(shè)專人保管，丟失或被盜后無(wú)人知曉且無(wú)法及時(shí)匯報(bào)，導(dǎo)致企業(yè)背負(fù)巨大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。
公司印章合規(guī)管理應(yīng)采取的相關(guān)措施
（1）用印審批制度
1、審用分離
制定公司印章使用審批規(guī)則及流程，根據(jù)各類印章的不同效果，設(shè)定不同部門、專人負(fù)責(zé)保管。員工使用各類印章時(shí)候，必須提前審批，填寫用印審批表，并按照各類印章的性質(zhì)不同設(shè)定不同的審批規(guī)則；未經(jīng)過審批程序通過，不得擅自使用。申請(qǐng)人員得到授權(quán)后，持材料到印章專管人員處用印蓋章。
2、空白遠(yuǎn)離
任何情況下，杜絕在空白合同、空白介紹信、空白授權(quán)委托書、空白文書或紙張上加蓋任何印章！若因特殊情況必須開具的，除經(jīng)過審批同意外，還應(yīng)當(dāng)留檔備查，由申請(qǐng)人簽寫合規(guī)用印承諾書，以承擔(dān)用印責(zé)任。
（2）用印登記管理
建立印章使用登記制度，使用連續(xù)編號(hào)的用印登記簿、臺(tái)賬，記錄用印申請(qǐng)時(shí)間、使用用途、用印申請(qǐng)人、審批時(shí)間、批準(zhǔn)與否等相關(guān)信息。在出現(xiàn)問題后，根據(jù)印章使用登記臺(tái)賬內(nèi)容，追溯最終責(zé)任人。
（3）印章保管制度
建立印章專人專管制度，無(wú)論任何部門保管的印章，一律要求放到保險(xiǎn)柜里進(jìn)行保管。采用審用分離，負(fù)責(zé)審批的負(fù)責(zé)人不親自保管印章，僅負(fù)責(zé)做出審批。
（4）用印責(zé)任制度
建立印章使用責(zé)任及事故追責(zé)制度，對(duì)于不按照印章保管制度，致使印章丟失或被盜取，及時(shí)向公司匯報(bào)，并依法進(jìn)行公示。與印章有關(guān)的各類管理人員，都應(yīng)當(dāng)就其用印行為承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。因疏于管理，違反公司印章使用、審批、登記等規(guī)章制度，給公司造成損失的，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的賠償責(zé)任。
新時(shí)代下企業(yè)電子印章
隨著科技的不斷發(fā)展，電子用印的普遍使用必將成為未來(lái)企業(yè)的用印趨勢(shì)。
1、專人專機(jī)保管使用
電子印章既可通過官方受理主體，向機(jī)構(gòu)備案制作，完成后通常包括數(shù)字證書和電子印章，儲(chǔ)存于USB-key中，交由專人專機(jī)保管使用；或通過專門的印章管理機(jī)構(gòu)，依托該機(jī)構(gòu)所連接的國(guó)家權(quán)威認(rèn)證機(jī)構(gòu)數(shù)字技術(shù)，生成專屬的電子印章數(shù)據(jù)，由指定的管理人使用。
2、電子印章需合作雙方都使用，且由依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)提供者提供認(rèn)證服務(wù)
在電子印章申請(qǐng)使用過程中，除按照相關(guān)地區(qū)申請(qǐng)電子印章系通過政府指定的機(jī)構(gòu)（如北京、江蘇地區(qū)）或網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)通道之外（如上海地區(qū)），建議企業(yè)通過有相應(yīng)資質(zhì)的第三方認(rèn)證。
3、在目前電子用印法律法規(guī)、市場(chǎng)使用率尚不齊備及健全的情況下，盡量采取最樸素的辦法使用印章，以防產(chǎn)生不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)印章管理至關(guān)重要，印章合規(guī)能從源頭上防范大量企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，要求企業(yè)強(qiáng)化印章管理法律意識(shí)，制定建立針對(duì)性的企業(yè)印章管理規(guī)范制度，并以高要求、高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。如企業(yè)發(fā)生用印法律糾紛時(shí)，應(yīng)及時(shí)咨詢法務(wù)人員或要求專業(yè)律師介入處理，及時(shí)采取預(yù)防、救濟(jì)等措施，以減少損失的擴(kuò)大。
